Buchhaltung – was müssen Unternehmer wissen?

Einige Angestellte fühlen sich in ihrem Job nicht wohl, sie denken schon seit vielen Jahren über eine mögliche Selbständigkeit nach. Andere wiederum haben eine zündende Idee und möchten damit Geld verdienen. Endlich sein eigener Chef zu sein, nicht mehr nur ein Mitarbeiter von vielen, davon träumen Dienstnehmer, die sich oft über ihre Kollegen oder den Vorgesetzten ärgern. Jedoch gibt es auch in der Selbständigkeit Tätigkeiten, die nicht jedem liegen. Dazu gehört die Buchhaltung, für viele ein Mysterium, allerdings ein wichtiges Tool, denn die Buchhaltung analysiert und dokumentiert wie erfolgreich ein Unternehmen ist.

Einnahmen-Überschuss Rechnung – die Basics

Die Einnahmen-Überschuss Rechnung ist die einfachste Form der Buchhaltung: Man notiert vereinfacht gesagt, welche Zu- und Abgänge am Konto oder in der Kassa zu vermerken sind. Das Bundesfinanzministerium stellt seit 2005 ein Formular zur Verfügung, das für die Aufzeichnung verwendet werden kann. Ausgenommen von dieser Regelung sind übrigens Kleinunternehmer, die weniger als 17.500 im Jahr einnehmen. Zu den Einnahmen gehören sämtliche Betriebs- und Steuereinnahmen, Einkünfte durch den Verkauf von Anlagevermögen und auch die private Nutzung des Firmenwagens fällt darunter. Beispiele für Betriebsausgaben sind zum Beispiel:

– Internetkosten
– Telefonkosten
– Löhne von Angestellten
– Büromaterial
– Miete
– Instandhaltung
– Wareneinkäufe

In der Regel sollten im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) alle Beträge als Netto- und Bruttowert ausgewiesen werden. Obwohl die EÜR relativ einfach ist, muss man dennoch mehrere Übersichten führen. Im Journal sind alle Ausgänge und Einnahmen auf dem Firmenkonto vermerkt. Als Ausnahme ist das Anlagevermögen zu nennen, darunter fallen die Büromöbel, technische Anlagen und Computer, Gegenstände also die über einen längeren Zeitraum im Unternehmen verwendet werden. Das Kassabuch hingegen weist den Barbestand einer Firma auf. Darüber hinaus ist ein Wareneingangs- und Ausgangsbuch zu führen.

Für welche Unternehmer gilt die EÜR?

Für viele Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, reicht die einfache EÜR aus. Dazu gehören Kleingewerbetreibende, Freiberufler und Landwirtschaften. Generell dürfen Unternehmen, die weniger als 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz machen, auf die EÜR zurückgreifen. Bei Landwirten gibt es darüber hinaus eine weitere Grenze. Es werden nämlich nicht nur Umsatz und Gewinn beurteilt, sondern auch der Wert der Nutzfläche. Ist der Grund mehr als 25.000 Euro wert, ist man zur doppelten Buchführung verpflichtet. Beiden Buchhaltungsmethoden haben eines gemeinsam: nämlich die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Diese Frist beginnt jeweils am Ende des Geschäftsjahres. So lange müssen alle Belege, Quittungen und Rechnungen aufgehoben und im Falle einer Überprüfung des Finanzamts vorgelegt werden können.

Was versteht man unter doppelter Buchhaltung?

Wenn man sein Unternehmen in das Handelsregister eintragen lässt, ist man automatisch zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Auch andere Firmen, die oben genannte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten, müssen auf diese komplexere Methode zurückgreifen. Dabei werden wie der Name schon sagt alle Geschäftsfälle doppelt verbucht. Charakteristisch ist der Kontenrahmen und die vielen verschiedenen Kontenklassen. Jede Einnahme und Ausgabe wird einer dieser Kategorien zugeordnet. So gibt es zum Beispiel eigene Konten für Löhne, Werbekosten, KFZ Aufwand, Portokosten, Löhne, Sonderzahlungen und vieles mehr. Die Zuordnung erleichtern Buchhaltungsprogramme, die oft über einen fertigen Kontenrahmen verfügen. Die Geschäftsfälle müssen nur mehr dem jeweils richtigen Konto zugewiesen werden. Dafür ist einiges an Vorwissen notwendig, man muss sich mit den Grundlagen der Buchhaltung ebenso auskennen wie mit steuerlichen Aspekten. Aus diesem Grund schrecken viele vor der doppelten Buchführung zurück. Völlig zu Unrecht eigentlich, denn diese Methode ist zwar aufwendiger, bietet jedoch auch einige Vorteile.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Wie bereits erwähnt nimmt die doppelte Buchführung mehr Zeit in Anspruch als die EÜR und es ist mehr Vorwissen erforderlich, um die Geschäftsfälle korrekt verbuchen zu können. Allerdings profitieren Unternehmen bei dieser Methode von einigen Vorteilen. Man kann genau analysieren, wie sich die einzelnen Konten im Vergleich zum Vorjahr entwickelt haben und den Erfolge eines Unternehmen auch über einen längeren Zeitraum hinweg besser analysieren. Die moderne Software liefert auf Knopfdruck verschiedene Auswertungen. Anhand der Unterlagen kann ein Unternehmer Schwachstellen seiner Firma analysieren und Sparpotential erkennen. Wegen dieser komplexen Auswertungsmöglichkeit entscheiden sich auch einige Unternehmer für die doppelte Buchführung, die gemäß ihrer Gewinne und Umsätze eigentlich davon befreit wären. Für Firmen mit hohen Umsätzen, einem großen Warenangebot oder vielen Kunden kann sich die doppelte Buchführung sehr wohl lohnen. Auch Chefs, die sich von einer Bank Geld ausleihen möchten, sind mit der doppelten Buchführung gut beraten. Sie gibt den Banken nämlich einen deutlichen besseren Überblick über die Kreditwürdigkeit als die einfache EÜR.

Fazit

Ob man zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder die einfache EÜR ausreicht, hängt von den Umsatz- und Gewinnzahlen ab. Unternehmen, die sich im Handelsregister eintragen lassen, sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Obwohl diese auf den ersten Blick komplex erscheint, bietet sie einen deutlich besseren Überblick über die finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen.

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