Vom papierlosen Büro wird schon seit vielen Jahren gesprochen. Zwar werden viele E-Mails und Rechnungen immer noch ausgedruckt und abgeheftet, jedoch ist tatsächlich ein Trend hin zum papierlosen Office erkennbar. Dokumente muss man nicht ausdrucken, es reicht sie zu speichern. Auch Rechnungen kann man digital übermitteln. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten für das Drucken, sondern verringert auch die Menge an Papier, die in Büros anfällt. Und mit dem Ausdrucken ist es ja nicht getan. Der Ausdruck muss unterschrieben werden und in einen Briefumschlag gesteckt werden. Dann Briefmarke muss man noch eine Briefmarke drauf kleben, die man ggf erst noch besorgen muss und den Brief dann noch wegbringen. Das hört sich nach Peanuts an, aber wenn man diese Zeit für ein größeres Unternehmen aufsummiert sind das mehrere Tage pro Monat.

Hindernisse überwinden

Um ein papierloses Office einzurichten, muss man jedoch zunächst einige Hindernisse überwinden. Meist sind es bestehende Vorschriften in der Firma, die nicht hinterfragt werden. Das hat man ja schließlich schon immer so gemacht.

  • Darf man das?
  • Hat man damit auch die Pflichten zur GoBD erfüllt?
  • Akzeptieren das die Kunden?
  • Ist das auch etwas für mich zB als kleiner Handwerksbetrieb?

Darauf kann man mit 4x „Ja“ antworten. Man erfüllt mit einer digitalen Abrechnung alle Vorschriften, denn die Abrechnungen sind ja nicht mehr veränderbar. Die Kunden werden sich auch freuen, denn diese müssen die Briefe nicht mehr umständlich einscannen und abheften. Und gerade für kleine Betriebe ist es eine digitale Abrechnung ein enormer Fortschritt, denn es führt zu mehr Ordnung. Nichts kann mehr verloren gehen.

Die papierlose Abrechnung ist einfacher als gedacht.

Die papierlose Abrechnung ist eine bequeme und effiziente Methode, um Rechnungen und andere Dokumente digital zu versenden und zu empfangen. Dabei werden die Dokumente in einem PDF-Format gespeichert und versendet. Die PDF-Datei kann dann entweder auf dem Rechner gespeichert oder ausgedruckt werden. Die papierlose Abrechnung hat viele Vorteile:

  • Zeitersparnis: Kein Suchen nach Papierrechnungen mehr, kein Verlust von Unterlagen und kein lästiges Abheften.
  • Bequemlichkeit: Alle Rechnungen und Dokumente sind immer griffbereit und können jederzeit eingesehen werden.
  • Sicherheit: Die PDF-Dateien kann man auch zusätzlich noch mit einem Passwort versehen.
  • Umweltschutz: Die papierlose Abrechnung vermeidet unnötigen Papierverbrauch und ist damit ein Beitrag zum Umweltschutz.

Wenn Sie papierlos abrechnen möchten, müssen Sie einige Dinge beachten. Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass der Empfänger Ihrer Rechnung die PDF-Datei öffnen kann. Aber ein PDF-Programm hat eigentlich jeder.

Zweitens ist es sinnvoll, dass die Datei verschlüsselt ist, damit nur autorisierte Personen sie mit einem Passwort öffnen können. Dafür gibt es verschiedene PDF-Programme, die Sie teilweise kostenlos herunterladen können. Das bekannteste ist Adobe Acrobat, den es ab 15€ pro Monat gibt. Eine kostenlose Software gibt es beispielsweise von PDFForge.

Zusammenarbeit mit anderen Programmen

Idealerweise arbeitet die Software, die Sie verwenden auch gleich mit Ihrem Steuerberater und DATEV zusammen. Dann haben Sie einen weiteren Schritt hin zum digitalen Office erledigt. Denn gerade das ist der Vorteil der Digitalisierung, dass mehrere Schritte automatisiert werden. Denn nur ein PDF zu erzeugen ist doch recht trivial.

Fazit:

Abrechnungen können problemlos online erledigt werden – und das auch noch ganz ohne Papier! Zudem ist es viel angenehmer, sich um die eigenen Finanzen im Büro am Computer zu kümmern, anstatt mit Unterlagen voller Zahlen hantieren zu müssen. Dabei ist es gar nicht so schwer, eine papierlose Abrechnung einzurichten.