In Zeiten, in denen viele Unternehmen Homeoffice-Arbeitsplätze einrichten bzw. Niederlassungen im Ausland unterhalten, ist die Videokonferenz oftmals die einzige Möglichkeit, des innerbetrieblichen Austauschs. Die Anfänge der Videokonferenz finden sich in den 1970er Jahren.
Dabei waren Videokonferenzen bis zu Beginn des 21. Jahrhunderts nur wenig verbreitet. Eine Rolle spielte hier natürlich auch die Technik, die zu Beginn noch nicht so stark ausgereift war. Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von PCs und den digitalen Telefon- bzw. Internetverbindungen wurde auch die Videokonferenztechnik interessant und vor allem profitabel für Unternehmen von der Anschaffung her. Heute stellen in vielen Unternehmen Videokonferenzen eine eigenständige Kommunikationsmöglichkeit dar und sind ein wirklicher Ersatz für die Face-to-Face-Kommunikation. Dabei gibt es den positiven Ansatz, dass bei Videokonferenzen dem gerade redenden Teilnehmer sehr viel weniger häufig ins Wort gefallen wird. Allerdings kann der fehlende Augenkontakt auch die Dynamik etwas aus dem Gespräch nehmen.
Live und in Farbe
Die Videokonferenz ist von der technischen Seite her gesehen eine Möglichkeit des kommunikativen Austauschs zwischen gleich mehreren Personen live, in Bild und Ton, realisiert über den Laptop. Es können dabei im Rahmen von einer Videokonferenz von den Teilnehmern unterschiedliche Geräte verwendet werden, entscheidend ist die Software, die möglichst effektiv und zuverlässig arbeiten sollte. Die Videokonferenz ermöglicht dabei eine Besprechung mit Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten der Welt aufhalten können, ohne Zeitverlust. Inzwischen werden aber schon ganze Verhandlungsstränge über hochkomplexe Verträge, die sonst mit langen Reisen verbunden waren zwischen zwei Geschäftspartnern mittels Videokonferenz ausgehandelt. Dadurch eingespart werden können Kosten für Flüge, Hotelzimmer und die Miete von Tagungsräumen. Kurz um: Die Verwendung von Videokonferenzen für Besprechungen bzw. Vertragsverhandlungen spart nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Ein normaler Internetanschluss reicht im Übrigen aus, um eine stabile Leitung für die Videokonferenz zu erhalten.
Notwendige Geräte
Die für eine Videokonferenz notwendigen Geräte unterteilen sich in vier große Systemklassen, und zwar:
- Einzelplatzsysteme
- Officesysteme
- Gruppensysteme
- Raumsysteme
Bei den Einzelplatzsystemen handelt es sich um Videokonferenzsysteme
für PCs bzw. Laptops. Es handelt sich hier um softwarebasierten Lösungen, die aus USB-Kamera bzw. Webcam und einem Headset bestehen. Bei Officesystemen handelt es sich hingegen um kompakte, eigenständige, repräsentative Videokonferenzlösungen, die über einen integriertem TFT- oder LCD-Bildschirm, eine integrierte Kamera, Mikrofon und Lautsprecherverfügen. Diese sind für gleich mehrere Teilnehmer konzipiert und eigenen sich insbesondere für kleine Gruppenkonferenzen. Ebenso wie die Einzelplatzsysteme sind diese Officesysteme schnell einsatzbereit und verfügen auch über Anschlussmöglichkeiten für externes Zubehör. Gruppensysteme sehen aus wie eine kleine Kamera, die auf einer kleinen Vorrichtung auf dem Tisch steht. Sie bestehen aus einer Webcam und einem Anschluss zum Internet und haben natürlich eine Softwarelösung mit an Bord. Die Raumsysteme bestehen aus gleich mehreren Geräten, die alle zusammen eine Einheit bilden. Die Einzelgeräte sind hierbei Webcam, Lautsprecher und Headsets für gleich mehrere Teilnehmer. Die weiteren Teilnehmer haben hier den gesamten Raum im Blick.
Software Lösungen
Um Videokonferenzen durchführen zu können, ist es nötig, dass auch eine gut funktionierende Software ins Videokonferenzsystem integriert ist. Es gibt hier mehrere Software Lösungen, die in Frage kommen. Ein Kriterium für die Auswahl dürfte natürlich der Kostenpunkt sein, aber auch die Zuverlässigkeit der Verbindung und natürlich die Sicherheit.
Skype
Kostenlos geht es zum Beispiel mit der Nutzung von Skype. Mit einem Anruf können bis zu 25 Teilnehmer hinzugefügt werden. Das Hinzufügen von Skype-Nutzern ist dabei kostenlos. Wenn Kontakte hinzugefügt werden sollen, die keine Skype-Nutzer sind, kann der Initiator diese mittels seines Skype-Guthabens oder einem Abonnement auf deren Festnetz- oder Handynummern anrufen. Die Skype-Software wird auch gerne unter Arbeitskollegen und zu Familienkonferenzen genutzt. Der Datenschutz bei Skype steht allerdings in scharfer Kritik. Viele Experten sind der Meinung, dass die Nutzung von Skype eher zu vergleichen ist mit „einem Kaffeekränzchen, das jeden einlädt“. Und gerade Sicherheitslücken können sich Unternehmen nicht leisten. Teambesprechungen sind zudem nicht möglich. Ansonsten glänzt Skype durch die einfache Installation und Konfiguration und die Möglichkeit der unbegrenzten Telefonie und Videotelefonie in die ganze Welt. Skype ist dabei für sämtliche Betriebssysteme erhältlich (Windows, Mac OSX, Linux) erhältlich. Weitere Infos zu den Skype Group-Calls
ConX
Professionelle, extra für Videokonferenzen entwickelte Software, wie ConX, kann natürlich mehr leisten. Diese liefert neben einem brillanten Ton auch eine hohe Bildauflösung und vor allem Verbindungssicherheit.
Bei ConX handelt es sich um ein Cloud-basiertes System, für dessen Nutzung keine spezielle Hardware erforderlich ist. Genutzt werden kann ConX über ein SIP, H.323 Endgerät oder über den Browser von PC oder Laptop. Die Benutzeroberfläche passt das Bild entsprechend der Anzahl der Teilnehmer automatisch an und vergrößert das Bild von demjenigen, der aktuell das Wort ergriffen hat. Das System gibt es in mehreren Ausführungen, im Bezug auf Größe, Bandbreite und Budget. ConX ermöglicht ein Meeting in Echtzeit mit bis zu 12 Teilnehmern. (Weitere Infos zum CONX Videokonferenzsystem direkt bei Infocus.
Fazit
Die Möglichkeit heute Videokonferenzen durchzuführen hat in vielen Unternehmen zu einer angenehmeren und vor allem flexibleren Arbeitsweise geführt. Für Gespräche mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern in Auslandsfilialen mussten früher schon lange im Vorfeld von Gesprächen Termine vereinbart werden. Kosten für lange Reisen und Übernachtungen fallen heute ebenfalls weg.
