Allein in Deutschland werden jedes jahr rund 34 Milliarden Euro für das Drucken von dokumenten ausgegeben. Darin enthalten sind Verbrauchsmaterialien wie Papier und Tinte bzw Toner, die Hardwarekosten für die Drucker und Plotter. Das sind jedoch nur 50 Prozent der Kosten – immerhin auch noch 17 Milliarden Euro. Ein großer Teil der Kosten entstehen durch Support, Wartung und Reparatur sowie Schulungen der Mitarbeiter. Kosten die durch die Nutzung der Drucker in Form von Arbeitszeit entstehen sind jedoch nicht berücksichtigt. Managed Print Services schlüsselt nun diese Kosten auf. Und wer über die Kostenentsehung informiert ist kann auch die Kosten reduzieren. So lassen sich teilweise bis zu 30 Prozent der Druckkosten sparen.
Das Problem der Druckerbeschaffung
Der größte Fehler der in vielen Firmen gemacht wird ist, dass zu viele Drucker angeschafft werden. Da die Kosten für den Kauf eines Druckers relativ niedrig sind wedren diese meist schnell bewilligt. Die Folgekosten werden jedoch meist nicht mit berücksichtigt, oder zu gering eingeschätzt. Zudem häuft sich auf diese Weise in der Regel eine Vielzahl an unterschiedlichen Druckern in der Firma an. Für jeden Drucker braucht man andere Tintenpatronen oder Tonerkartuschen. Für jedes Gerät ist ein andere Servicetechniker zuständig, und keiner kennt sich an den Druckern aus, sondern muss sich erst einarbeiten. Das sind alles Gründe die dafür sprechen statt eines Druckerparks sich auf wenige Drucker im Netzwerk zu beschränken, die dann auch von höherer Qualität sind.
Managed Print Services in der Praxis
MPS ist nun ein System, das die Druckerlandschaft vereinfachen soll und auf diese Weise hilft Kostenfaktoren zu erkennen und so auch Kosten zu reduzieren. Es gibt spezialisierte Dienstleister die die Druck-Infrastuktur eines Unternehmens analysieren, anpassen und überwachen. Ausdrucke können jedem Mitarbeiter zugeordnet werden. das geschieht jedoch weniger aus dem Ansatz heraus diesen zu überwachen als vielmehr zu erkennen in welcher abteilung warum wie viel gedruckt wird. Dir Kosten können so den einzelnen Abteilungen zugeordnet werden. Managed Print Services ist die komplette Verwaltung der Druckprozesse eines Unternehmens.
Archivierung statt Ausdruck
Vieles wird ausgedruckt, abgeheftet und nie wieder angesehen. Nicht nur dass dies eine Verschwendung von Papier ist, wird hier auch wertvolle Zeit der Mitarbeiter verschwendet. Zudem ist das Auffinden solche Dokumente oft sehr zeitintensiv. Zu den Managed Print Services gehört auch eine Archivierungslösung mit dem Speichern der Dokumente auf Servern.
Fazit:
Managed Print Services ist eine Dienstleistung, die Unternehmen in die Lage versetzt ihre Druckkosten transparent zu machen, die Umwelt und die Ressourcen zu schonen, einen effektiven Druckbetrieb zu gewährleisten und nebenbei auch noch Geld zu sparen.
