Was ist der BuchhaltungsButler? Dieser Testbericht erklärt kurz, für wen das Programm in Deutschland passt und was es leistet.
Getestete Variante: Selbstbucher. Die Gesamtnote liegt bei etwa 2,1–2,2, im Live-Test bei 2,4. Nutzerfreundlichkeit und Buchungsprozesse überzeugen mit Top-Werten.
Stärken: Automatisierung und Belegmanagement arbeiten präzise. Viele Abläufe lassen sich stark vereinfachen, was kleinen und mittleren Unternehmen den Alltag erleichtert.
Schwächen zeigen sich bei den Rechnungsfunktionen (Note 4,0). Das kann für Betriebe mit hohem Rechnungsaufwand entscheidend sein.
Kurz: Das Tool ist eine praxisnahe buchhaltungssoftware für Belege, Zahlungen, Auswertungen und Steuer-Exports. Ergänzungen durch Steuerberater oder Zusatzlösungen sind in manchen Fällen sinnvoll.
Wesentliche Erkenntnisse
- Gute Gesamtbewertung (ca. 2,1–2,2) bei starker Automatisierung.
- Top Nutzerfreundlichkeit; ideal für Selbstbucher.
- Rechnungsfunktionen gelten als Schwachstelle.
- 14 Tage Testphase; Preis ab 29,95 €/Monat bei Jahresbuchung.
- Deckt Belege, Bankabgleich und Steuer-Exports ab; Steuerberater oft ergänzend nötig.
Überblick: BuchhaltungsButler kurz erklärt
Im Kern bietet buchhaltungsbutler eine digitalisierte Lösung für moderne Buchhaltung mit starkem Fokus auf Automatisierung. Mehr als 10.000 Kunden nutzen das Angebot, das laut Hersteller Buchungen um bis zu 76% beschleunigt.
Wofür die Software gedacht ist: Die Plattform erleichtert Belegerfassung, KI-gestütztes Auslesen und automatische Buchungsvorschläge. Typische funktionen helfen, wiederkehrende Vorgänge per Regeln zu verarbeiten.
Automatisierung im Alltag: Nutzer prüfen Vorschläge statt jede Position manuell zu buchen. So sinkt der Aufwand; Unternehmen sparen deutlich zeit und reduzieren Klicks im Alltag.
Zielgruppen: Das System eignet sich für Freiberufler, KMU und wachsende Firmen. Besonders selbstbucher mit kaufmännischem Grundverständnis profitieren, da Einrichtung schnell startet, aber für saubere Einrichtung Steuer- und Kontenrahmen sauber aufgesetzt werden sollten.
Grenzen im Bereich Rechnungswesen bestehen, wenn Hauptfokus auf umfangreichem Mahnwesen, Fremdwährungen oder komplexer Rechnungsstellung liegt. In solchen Fällen ist ein spezialisiertes Tool oft sinnvoller.
Was ist der Buchhaltungsbutler?
In der Praxis fungiert die Software als digitales Vorbereitungswerkzeug — nicht als Ersatz für fachliche Beratung. Das tool strukturiert Belege, automatisiert Buchungsvorschläge und erleichtert den Export für die Steuerkanzlei.
Tool statt Steuerkanzlei: Rolle im Buchhaltungsprozess
Das System übernimmt Routineaufgaben wie Belegerfassung, Vorkontierung und Bankabgleich. Nutzer sparen Zeit und reduzieren Rückfragen an den steuerberater.
Modi und Arbeitsweise
Bei der Erstkonfiguration trifft man die Wahl zwischen „vorbereitende Buchhaltung“ und vollem Funktionsumfang. Die vorbereitende Variante dient vor allem dem Beleg- und Zahlungsmanagement.
Im Selbstbucher-Modus sind Abschlussfunktionen und Auswertungen verfügbar. So lässt sich die Zusammenarbeit mit dem steuerberater effizienter gestalten.
Gewinnermittlung: EÜR und Bilanz
Das System bildet sowohl EÜR als auch Bilanz ab. Allerdings liefern Auswertungen wie EÜR/Bilanz erst im Selbstbucher-Modus volle Reports.
Eine klassische GuV erstellt die Software nicht vollständig; hier kann eBilanz+ oder die Kanzlei ergänzen.
- Mini-Checkliste: Will ich selbst buchen oder nur vorbereiten?
- Welche Gewinnermittlung brauche ich: EÜR oder Bilanz?
- Wie soll die Zusammenarbeit steuerberater technisch erfolgen (DATEV/Export)?
| Funktion | Vorbereitende Buchhaltung | Selbstbucher |
|---|---|---|
| Belegerfassung | Ja | Ja |
| Buchungsvorschläge | Ja | Ja, mit mehr Optionen |
| EÜR / Bilanz | Nur Datenexport | In-App-Auswertung |
| GuV | Export für Steuerberater | Teilweise; Ergänzung empfohlen |
Einrichtung und Bedienung im Test
Der Einstieg gelingt in wenigen Minuten: Anmeldung ohne Zahlungsdaten, Bestätigung per e‑mail und ein geführter Assistent, der durch die Erstkonfiguration leitet.
Wichtige Einstellungen betreffen USt‑ID, Besteuerung, Abrechnungszeitraum und vor allem die Wahl des Kontenrahmens. Viele Punkte lassen sich später anpassen.
Kontenrahmen und Branchenvarianten
Bei der Kontenrahmen‑wahl stehen SKR03 (Standard), spezielle SKR03‑Varianten für Gastronomie und Ärzte, SKR04 sowie SKR45 und SKR49 zur Auswahl. Die Auswahl passt sich an die branche an.
| Kontenrahmen | Typ | Praxis |
|---|---|---|
| SKR03 | Standard | Allgemeine Buchführung |
| SKR04 | Alternative | Industrie/Handel |
| SKR45/49 | Spezial | Gemeinn./Sonderfälle |
Cockpit, Übersicht und mobiles Arbeiten
Das Cockpit liefert eine klare übersicht mit To‑dos und KPIs sowie ein kurzes Tutorial für neue nutzer. Direkter Zugriff auf Belege und Zahlungen vereinfacht den Monats‑Workflow.
Es gibt keine native Smartphone‑App; Belege lassen sich per Scan‑App → Dropbox importieren. Das funktioniert, kostet jedoch im Alltag etwas Komfort gegenüber App‑first‑Anbietern.
Praxis‑Tipp: Standardprozess einführen: Scan‑App → Dropbox → Auto‑Import, damit Teams sauber und gleichmäßig Belege sammeln.
Belege, Belegerkennung und Buchungsvorschläge
Belege landen per Upload, Drag-and-Drop, E‑Mail‑Inbox oder Dropbox-Import im System. Das spart Zeit und reduziert manuelle Schritte.
Die KI-gestützte Belegerkennung zieht Datum, Betrag und Lieferant automatisch aus Rechnungen und Gutschriften. Auswertung und Belegbild stehen nebeneinander, so lassen sich Fehler schnell korrigieren.
Wie Buchungsvorschläge entstehen
Buchungsvorschläge basieren auf gelernten Kontierungsmustern und hinterlegten regeln. Mit jeder bestätigten Buchung verbessert sich das System.
Sammeln, plausibilisieren und buchen
Sammelfunktionen gruppieren ähnliche Belege, sodass viele buchungen gesammelt verbucht werden können. Plausibilitätsprüfungen markieren fehlende Belege und offene Vorgänge.
- Importwege: Upload, Drag-and-Drop, E‑Mail, Dropbox
- Belegerkennung: Datum, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer
- Smarte Regeln: Wiederkehrende Kontierungen automatisieren
| Funktion | Automatisches Auslesen | Korrektur möglich |
|---|---|---|
| Drag-and-Drop Upload | Ja | Direkt im Prüfmodus |
| E‑Mail‑Inbox | Ja | Belegbild + Auswertung |
| Dropbox‑Import | Ja | Batch‑Sammelprüfung |
| Sammelverbuchung | Teilweise | Manuelle Freigabe |
Zahlungen, Bankkonten und automatische Kontenabstimmung
Bankverbindungen und Zahlungstransaktionen sind zentrale Bausteine für saubere Monatsabschlüsse.
Bankkonten anbinden: Für die Synchronisation empfiehlt sich finleap connect; alternativ funktioniert FinTecSystems. So lassen sich bankkonten und kreditkarten sicher verbinden und Transaktionen automatisch importieren.
Zahlungsabgleich und Matching
Das system ordnet Belege Kontobewegungen zu. Das verkürzt die Suche nach Zahlungen und zeigt offene Posten sofort an.
Überweisungen und SEPA-Export
Überweisungen lassen sich direkt aus der anwendung auslösen oder per SEPA-XML für das Online‑Banking exportieren. Für Sammel- und Terminüberweisungen sind Zahlungsläufe mit Prüf- und Freigabeschritten vorgesehen.
Transaktionen von Zahlungsdienstleistern
Integrationen erfassen PayPal, Stripe, Amazon Marketplace und eBay Managed Payments. Gerade Online‑Händler profitieren vom automatischen Import.
- Kontenabstimmung: täglich 5 Minuten statt Monatsende‑Chaos
- PayPal/Stripe‑Import reduziert manuelle Buchungen
- SEPA-XML für Banken, Zahlungsläufe für Teamfreigaben
| Funktion | Connector | Typ |
|---|---|---|
| Bankkonto | finleap connect | Synchronisation |
| Kreditkarte | FinTecSystems | Import |
| Zahlungsdienstleister | PayPal / Stripe | Transaktionsimport |
Rechnungen, Angebote und Gutschriften: Stärken und Grenzen
Der Workflow für rechnungen, angebote und gutschriften ist pragmatisch und auf schnelles Arbeiten ausgelegt.
Rechnung erstellen und versenden: Eine rechnung lässt sich schnell als PDF erzeugen und direkt per e-mail verschicken. Für eigene Domains empfiehlt sich ein SPF‑Eintrag im DNS oder die Nutzung der Standardabsenderadresse, um Zustellprobleme zu vermeiden.
Ein XML‑Download und postalischer Versand fehlen. Rechnungen werden nur auf Deutsch ausgegeben. Das hält den bereich schlank, kann aber für internationale Kunden eng werden.
Wiederkehrende Rechnungen und Angebote
Wiederkehrende rechnungen lassen sich anlegen, um Abo‑ oder Standardumsätze zu automatisieren. Angebote lassen sich per Klick in eine rechnung umwandeln.
Gutschriften und Stornos
Gutschriften entstehen entweder durch Umwandlung einer rechnung oder durch manuelle Anlage. Beide Wege sind möglich und ausreichend für einfache Stornos.
Schwachstellen im Rechnungsbereich
Die rechnungs funktionen zeigen Lücken: keine Fremdwährungen, keine Zeiterfassung und kein vollwertiges mahnwesen. Für komplexes Mahnwesen oder internationale Abrechnung ist ein Zusatztool ratsam.
- Kurz: Gut für einfache rechnungen gutschriften im Tagesgeschäft.
- Schwach bei Fremdwährung, Zeiterfassung und mahnwesen.
- Keine XML-Export-Option, kein postalischer Versand.
| Funktion | Verfügbar | Hinweis |
|---|---|---|
| PDF‑Rechnung | Ja | Direkt per e‑mail versendbar; SPF‑Hinweis relevant |
| Wiederkehrende Rechnungen | Ja | Automatisierbar für Standardumsätze |
| Angebote → Rechnung | Ja | Sofortige Umwandlung per Klick |
| Mahnwesen / Fremdwährung | Begrenzt / Nein | Vollwertiges mahnwesen fehlt; Fremdwährungen nicht unterstützt |
Auswertungen, BWA und Monatsabschluss
Gute Auswertungen zeigen nicht nur Summen, sondern führen bis zum einzelnen Buchungssatz. Die betriebswirtschaftliche auswertung (BWA) bietet Kennzahlen mit Drilldown. So klärt man schnell, welche Buchung zugrunde liegt.
BWA und Drilldown bis zum Buchungssatz
Die BWA erlaubt es, Kennzahlen herunterzubrechen. Anwender klicken auf eine Position und gelangen zu den zugehörigen buchungssätze belege. Das beschleunigt Fehlerklärung und Nachprüfungen.
SuSa, Kontenblätter und Monatsübersicht
Summen- und Saldenliste (Susa) und Kontenblätter sind direkt verfügbar. Monatsübersichten zeigen offene Posten und ungewöhnliche Bewegungen.
EÜR, Bilanz und Grenzen bei GuV
EÜR und bilanz lassen sich erstellen, je nach Tarif und Setup. Die GuV ist teils limitiert; für vollständige GuV empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit dem steuerberater oder Zusatzsoftware.
Der Kontostand-Rechner hilft bei Stichtagsbetrachtungen. Er vereinfacht Kontenabstimmungen und beantwortet typische Monatsabschluss‑Fragen.
- Routine: To‑dos abarbeiten, Plausibilitäten prüfen, Auswertungen final ziehen.
- Export vorbereiten für Kanzlei oder Archiv.
| Funktion | Verfügbar | Praxisnutzen |
|---|---|---|
| BWA mit Drilldown | Ja | Schnelles Ursachenfinden |
| SuSa / Kontenblätter | Ja | Monatsprüfung & Abstimmung |
| EÜR / Bilanz | Ja | In-App oder Export |
Steuern, GoBD und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Schnittstellen für Steuerfälle
Schnittstellen zu Elster, DATEV und GDPdU erlauben die direkte Abgabe wichtiger Meldungen. Die USt‑Voranmeldung lässt sich per integrierter Elster‑Schnittstelle erzeugen und ohne Medienbruch übermitteln.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) kann direkt aus dem System gesendet werden. Das hilft aber nur, wenn Lieferungen ins EU‑Binnenland korrekt markiert sind.
DATEV-Export und Prüfungsdokumente
DATEV‑Exporte liefern Buchungssätze, Belege und Metadaten für die Übergabe an den steuerberater. Der Export ist praxisgerecht: Buchungsstapel plus zugehörige Belegbilder.
GDPdU, GoBD und Nachvollziehbarkeit
Ein GDPdU‑Export sichert alle relevanten Daten für Betriebsprüfungen. Die GoBD‑Konformität ist geprüft und bietet eine prüfungsfeste Dokumentation.
Zugang, Rechteverwaltung und Freigaben
Der steuerberater‑Zugang lässt sich granular einrichten. Mit Rollen und Freigabeprozessen regeln Teams, wer Buchungen sieht und wer freigibt. So klappt die zusammenarbeit steuerberater reibungslos.
| Funktion | Nutzen | Praxis |
|---|---|---|
| USt‑Voranmeldung | Elster‑Übermittlung | Direkt aus der Anwendung |
| ZM | Echtzeit‑Meldung | EU‑Lieferungen abdecken |
| DATEV‑Export | Buchungssätze & Belege | Übergabe an den steuerberater |
- Praxis‑Tipp: Feste Monatsdeadlines und einheitliche Belegprozesse vereinfachen die zusammenarbeit steuerberater.
Integrationen, Erweiterungen und Ökosystem
Das Ökosystem des Programms verbindet Kernfunktionen mit gezielten Schnittstellen zu Shops, Cloud‑Speichern und Lohnsoftware. So bleiben Daten im Fluss und die Buchhaltung wird kein Datensilo.
E‑Commerce‑Anbindungen
Amazon Marketplace und eBay Managed Payments werden unterstützt. Umsatzdaten und Gebührenimporte landen automatisiert im System.
Billbee fungiert als Brücke zur Warenwirtschaft und zu Shop‑Systemen. So synchronisieren Händler Bestellungen, Lagerstände und Rechnungen ohne Doppelarbeit.
Cloud‑Speicher und Importwege
Belege lassen sich zentral per Dropbox oder Google Drive importieren. Das standardisiert die Belegsammlung im Team.
Ein sauberer Cloud‑Prozess reduziert Nachfragen und beschleunigt Monatsabschlüsse.
Lohnbuchhaltung via TAXMARO
Die Lohnschnittstelle zu TAXMARO liefert fertige Buchungssätze, die automatisch in die Finanzbuchführung übernommen werden.
Das spart manuelle Nacharbeit und vereinfacht den Monatsabschluss deutlich.
- Must‑have: Bank‑Connector, Zahlungsanbieter, Steuerberater‑Schnittstelle.
- Nice to have: Marktplatz‑Connectoren und spezielle Warenwirtschafts‑Integrationen.
| Integrationsbereich | Beispiel | Nutzen |
|---|---|---|
| E‑Commerce / Marktplatz | Amazon, eBay, Billbee | Umsatzimport, Gebühren, Artikelabgleich |
| Cloud / Import | Dropbox, Google Drive | Team‑Belegsammlung, Automatischer Import |
| Lohn | TAXMARO | Automatische Buchungssätze für Lohnkosten |
Insgesamt bietet das System solide integrationen mit Schwerpunkt auf den wichtigsten schnittstellenpartnern. Ein großer App‑Marktplatz fehlt zwar, doch die vorhandenen Verbindungen decken die Praxisbedürfnisse vieler KMU gut ab.
Preise, Tarife und Zusatzkosten im Überblick
Die Tarifstruktur gliedert sich in vier Stufen, die sich an Aufwand und Verantwortung orientieren.
Tarife: Vorbereiter, Vorbucher, Selbstbucher und Premium. Der Richtpreis liegt bei 29,95 € / Monat bei Jahresbuchung. Es gibt eine 14‑tägige Testphase ohne Zahlungsdaten.
Kosten für Nutzer, Limits und Extras
Standardmäßig ist ein nutzer inklusive (+ Steuerberater‑Zugang). Zusätzliche nutzer kosten 4,95 € pro Person.
Limits: 500 belege/Monat und 1.000 datensätze. Mehrpakete sind kostenpflichtig (z. B. 1.000 datensätze für 29,95 €, 50 belege für 9,95 €).
Für wen welcher Tarif passt
- Vorbereiter: Kleine Freiberufler mit wenigen belegen.
- Vorbucher: Teams, die Unterstützung bei Kontierung wollen.
- Selbstbucher: Selbstständige mit regelmäßigen Buchungsaufgaben.
- Premium: Unbegrenzte nutzer, Onboarding, Ansprechpartner und Buchhaltungs‑Support — ideal für wachsende KMU mit Kostenstellen‑ und Reporting‑Bedarf.
| Aspekt | Praxis | Extra‑Kosten |
|---|---|---|
| Belege/Monat | 500 | 50er‑Pakete à 9,95 € |
| Datensätze | 1.000 | 1.000er‑Pakete à 29,95 € |
| Zusätzliche Nutzer | 4,95 € pro Nutzer | Premium: unbegrenzt |
Empfehlung: Testen Sie 14 Tage den passenden tarif, prüfen Sie echtes Belegaufkommen und Nutzerbedarf. Für hohe Transaktionsvolumen oder komplexe kostenstellen lohnt Premium oft wegen Onboarding und Ansprechpartner.
Fazit
Kurz gesagt: Starke Automatisierung und klare Abläufe machen viele Buchhaltungsaufgaben einfach.
Das Testergebnis lautet „gut“ (ca. 2,1–2,2). Besonders auffällig: hohe Nutzerfreundlichkeit, präzise Belegverarbeitung und breite Kontenrahmen‑Auswahl. Diese software spart Zeit bei Buchungen und Kontenabstimmung.
Schwachpunkte sind der Rechnungsbereich (Note 4,0): keine Fremdwährungen, keine Zeiterfassung und begrenztes Mahnwesen. Support antwortet nicht immer schnell, es fehlt eine native App.
Fazit: Für viele KMU, Freiberufler und Selbstbucher bleibt das Tool eine starke Lösung. Tipp: 14 Tage testen, Belegerkennung, Exporte und Zahlungsläufe prüfen, DATEV/Bankkonten‑Integrationen testen, dann entscheiden.
