Dropbox Freigaben einrichten

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Dropbox Freigaben sind eine wirklich super nützliche Sache. hat man in der Dropbox schon die wichtigsten Dokumente oder Präsentationen, die man auch unterwegs braucht immer beisammen, kann man diese auch Geschäftspartnern oder Mitarbeiter über die Dropbox Freigaben zur Verfügung stellen. Mit nur wenigen Klicks haben diese dann Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen, und können immer die neueste Version herunterladen. wenn Sie möchten können Sie auch Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung frei geben. Diese Freigaben können Sie auch jederzeit wieder rückgängig machen, wenn beispielsweise ein gemeinsames Projekt beendet ist – ganz wie Sie wollen.

Dropbox Freigaben einrichten
Die Dropbox Freigaben finden Sie zum Einen bereits auf der Dropbox Homepage, wenn Sie sich eingeloggt haben (zu Dropbox), links in der Navigation. Dann können Sie entweder einen bestehenden Ordner zur Freigabe bei Dropbox auswählen, oder einen neuen Freigabeordner erstellen. Um leichter den Überblick zu behalten empfiehlt es sich den Ordner neu anzulegen und einen aussagekräftigen Namen zu geben. (Freigabe Wilhelm oder Freigabe Schuhmüller). Im selben Schritt können Sie bereits Kollegen und Freunde einladen auf diesen Ordner zuzugreifen. Dropbox bietet Ihnen hier die Möglichkeit Ihre Facebook-Kontakte zu importieren oder die Email-Adressen per Hand einzugeben. Jeder Nutzer, dem Sie eine Freigabe erteilt haben sieht nun diesen Ordner in seiner eigenen Dropbox. Wenn Sie das möchten kann dieser Nutzer, beziehungsweise auch die anderen Nutzer dieses Freigabeordners wiederum andere Kollegen einladen hier mitzuarbeiten. Das erscheint zwar auf den ersten Blick sinnvoll zu sein, hat aber den Nachteil, dass die Zugriffe auf diesen Ordner schnell ausufern könnten. Andererseits muss man nicht jeden User selbst einladen. Also je nachdem wie geheim ein Projekt ist kann man das unterschiedlich handhaben. Diese neuen User sehen ja nur diesen einen Ordner. Die Inhalte werden auch automatisch synchronisiert.
Sie können aber auch direkt über Ihren Dropbox-Ordner auf Ihrem PC eine Dropbox Freigabe einrichten. Hierzu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner Im Kontext-Menü finden Sie unter Dropbox – Diesen Ordner freigeben… – Sie kommen dann wieder direkt auf die Dropbox-Website zum entsprechenden Dialog wo Sie Ihre User einladen.

Freigaben entfernen
Natürlich können Sie diese Freigaben auch wieder rückgängig machen. Hierzu navigieren Sie auf der Dropbox-Website wieder zu den Freigaben und klicken dort auf Optionen. Hier können Sie einzelne User entfernen oder auch die komplette Freigabe des Ordners rückgängig machen.

Dateien gemeinsam bearbeiten – Versionskonflikte
Wenn Sie nun Dateien in diesen Dropbox Freigabe Ordner gelegt haben, können alle User diese ansehen und bearbeiten. Über die Dropbox Homepage haben alle von überall Zugriff auf diese Dateien. Ein Problem ist natürlich, wenn mehrere User gleichzeitig auf eine Datei zugreifen wollen und diese Datei gleichzeitig bearbeiten möchten. In diesem Moment hat jeder User lokal eine Kopie, die er bearbeitet. Möchte er sie speichern, aber die Datei wurde bereits anderweitig bearbeitet, bekommt er den Hinweis. So kann dieser User die Datei unter einem anderen Namen speichern, oder die vorhandene Datei überschreiben. Leider bekommt man keine Mitteilung von Dropbox, dass ein anderer User die Datei gerade offen hat. Man kann die Datei auch nicht sperren.

Versionen von Dateien
Wie bei Dropbox üblich kann man immer alle früheren Versionen von Dateien wieder herstellen. Es geht also keine Änderung verloren, aber es ist unter Umständen etwas mühsam das Dokument dann zusammen zu fügen. Hier hilft es sich abzusprechen.

Nur für Dropbox-User
Ein kleines Manko hat diese Art der Freigabe. Es können natürlich nur Dropbox-User daran teilnehmen. Die anderen User müssen sich also auch bei Dropbox anmelden. Da Dropbox in der Grundversion kostenlos ist führt das zu keinen zusätzlichen Kosten. Es gibt einen praktischen Nebeneffekt. melden sich andere User über Ihren Empfehlungslink an so erhöht sich Ihr Speicherplatz bei Dropbox um 1/2 GByte. Das Ganze funktioniert bis zu einer Höhe von derzeit 18 GByte.

Fazit:
Mit den Dropbox Freigaben ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten recht einfach geworden. Das Chaos das entstand wenn man Dateien per Email verschickt hat ist damit passé. Ideal sind diese Freigaben, wenn Ihnen beispielsweise Leute öfters etwas schicken. Diese können dann die Dateien immer in Ihrer Dropbox ablegen.

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