Dokumentenarchivierung leicht gemacht

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Im alltäglichen Geschäftsbetrieb wird ständig nach Potenzialen zur Steigerung der Produktivität gesucht – nur die Zeit, die auf das Suchen von Dokumenten oder Wartungsarbeiten der Druckinfrastruktur entfällt, steht selten im Fokus. Dabei ist durch unabhängige Erhebungen längst bekannt, dass etwa 150 Produktivstunden jährlich auf das Suchen von Dokumenten entfallen – pro Mitarbeiter.

MPS kann Produktivität erheblich verbessern
Die Möglichkeiten zur Verbesserung, welche sogenannte „Managed Print Services“ (MPS) bieten, sollten also nicht unberücksichtigt bleiben: Als MPS werden perfekt in den eigenen Workflow integrierte Drucklösungen bezeichnet, die es auch kleineren Unternehmen ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Denn administrative Tätigkeiten kosten eine Menge Zeit, die Ihren Mitarbeitern fehlt und nicht selten auch Nerven und Motivation raubt – in der Regel gehört die Wartung einer Druckinfrastruktur nämlich nicht zu den Kernkompetenzen. Obwohl es sich um einen wichtigen Kostenfaktor handelt, für den je nach Branche zwischen drei und sechs Prozent des Umsatzes für das Drucken ausgegeben werden, können die meisten Unternehmen die Ausgaben nicht genau beziffern. Nicht inkludiert in dieses Werten sind natürlich die Verluste produktiver Arbeitszeit, die durch Fehlerbehebung entstehen, weil Drucker nicht funktionieren. Eine durch MPS flexibel gestaltete Druckerinfrastruktur ermöglicht auch optimierte Arbeitsprozesse für Ihre Mitarbeiter.

Konica Minolta Verbesserung Workflow durch automatische Archivierung
Der Druckerspezialist Konica Minolta hat zur Optimierung der Druckerinfrastruktur ein eigenes System mit dem Namen „Optimized Print Services“ (OPS) geschaffen. Zu den integralen Bestandteilen des OPS gehört ein System vernetzter Multifunktionsdrucker, die einen Zugriff von jedem Arbeitsplatz erlauben. Das erspart unter Umständen lange Laufwege und schafft die Grundlage für eine zentrale Administration aller Geräte. Doch nicht nur eine optimierte Druckersteuerung, vor allem auch ein System der einfachen Dokumentenverwaltung hilft heute vielen Unternehmen. Denn im Geschäftsverkehr ist es üblich und sinnvoll, allen befugten Mitarbeitern einen Zugriff auf digitalisierte Dokumente zu ermöglichen. Doch um den Vorteil der ständigen Verfügbarkeit auch in der betrieblichen Praxis zu nutzen, muss die Recherche sicher und schnell erfolgen können. Softwarelösungen wie „Windream“ bieten in Zusammenarbeit mit dem Druckerspezialisten Konica Minolta genau solche Lösungen an. Die weitgehend automatisierte Zuordnung von Dokumenten zu bestehenden Akten ist einer der Hauptvorteile, weil somit die typischen Fehler einer manuellen Verknüpfung vermieden werden können. Ermöglicht wird das durch die Applikation „bizhub connect“, welche die entscheidende Schnittstelle zwischen den Scannern von Konica Minolta und Windream herstellt. So ist es sogar möglich, Dokumente vollautomatisch nach Zeitplan einzuscannen und durch Windream zu archivieren. Zudem kann durch verschiedene unterstützte Übertragungsprotokolle auch ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet werden. Eine verschlüsselte Festplatte im Drucker sowie Ausdrucke von Dokumenten mit sensiblen Informationen mit PIN-Eingabe stellen den Schutz der Daten sicher.

Fazit: MPS ermöglicht Zeitersparnis und Motivationssteigerung für Ihre Mitarbeiter
Immer mehr Unternehmen haben mit großen Datenmengen zu kämpfen: Während die Aktenordner schnell in ein Archiv ausgelagert werden, muss der Zugriff auf die Dokumente durch ein Archiv weiterhin ermöglicht werden. Konica Minolta zeugt durch ausgereifte MPS, wie mit einem automatisierten System Produktivitätssteigerungen möglich werden.

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