Das papierlose Office

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Die Idee des papierlosen Office existiert seit es Computer gibt. Denn schließlich werden die Dokumente im PC erzeugt, gespeichert und per Mail oder Diensten wie Dropbox oder über Websites verbreitet, oder eben gedruckt und abgeheftet. Diese Archivierung als Ausdruck ist nicht zeitgemäß, und könnte gut auch auf digitaler Basis funktionieren. Und es gibt eigentlich eine Menge guter Gründe die dafür sprechen Dokumente abzuspeichern statt auszudrucken.

Umweltschutz

Einer der Hauptgründe für das papierlose Office ist zweifellos der Umweltschutzaspekt. Das Ausdrucken verbraucht zum Einen natürlich Papier, und für das Erzeugen von Papier wird Holz und Energie verbraucht, Bleichmittel und Farbe. Aber auch wenn Recyclingpapier verwendet wird kostet das Energie. Die meiste Energie wird jedoch beim Ausdrucken mit einem Laserdrucker verbraucht. Dazu kommt Energie für den Transport des Papiers, der Geräte und letztendlich auch für die Entsorgung.

Zeitersparnis

Das Speichern eines Dokuments ist in Sekunden erledigt, während das Ausdrucken, Lochen und Abheften mehrere Minuten beansprucht. Gerade wenn permanent viele Dokumente archiviert werden sollen kommen da respektable Lohnkosten zusammen. Das Finden von Dokumenten ist oft zeitaufwändig, auch wenn das Archiv gut strukturiert ist. Aber auch wenn die aktuelle Akte in 5 Minuten auf dem Tisch liegt, dauert es doch ein paar Minuten bis der Sachbearbeiter den Vorgang gefunden hat. Bei älteren Dokumenten dauert es entsprechend länger. Gerade wenn es sich um größere Archive im Keller oder Dachboden handelt. Das Suchen in solchen Archiven ist nahezu unmöglich.

Vorteile Digitaler Archive – Dokumentenmanagementsoftware

Der größte Vorteil ist im Umkehrschluss das schnelle Auffinden von digitalisierten Dokumenten. Eine Volltextsuche ist sowohl in selbst erzeugten Dokumenten wie in eingescannten Dokumenten möglich. Eine gute DMS Software wie www.ser.de erzeugt aus den Scans per OCR Texte, die hierfür genutzt werden. Der Sachbearbeiter hat die Dokumente / Scans innerhalb von Sekunden auf dem Schirm, und kann Anmerkungen zu den Vorgängen machen.
Die Vorteile gelten jedoch für jede Art von Bürogröße – auch fürs Homeoffice.

Nachteile Digitaler Archive

Ein Nachteil ist natürlich, dass man die Dokumente nicht ohne Weiteres mitnehmen kann, wie es bei Akten üblich ist. Schnell mal in die Sonne setzen und einen Vorgang studieren ist so nicht möglich. Letztendlich ist es dennoch möglich Dokumente auch weiterhin auszudrucken. Digitale Dokumente müssen auch gespeichert werden. Der Aufwand in Datensicherheit, Backup und die IT-Infrastruktur steigt.

Fazit

Das Speichern von Dokumenten hat so viele Vorteile, dass man, wenn man rechnen kann, daran nicht vorbei kommt. Die Kosten für das Drucken und Ablegen sind enorm, und vor allem die verschwendete Arbeitszeit erzeugt massiv Kosten. Das größte Hemmnis ist die Gewohnheit der Mitarbeiter alles auszudrucken, was sich aber mit entsprechenden Schulungen beheben lässt. Für kleinere Büros / Homeoffice gibt es eine große Anzahl an Free-/Sharewarefür ein papierloses Office.

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