Es gibt viele Zeitfresser, die einen von der Arbeit aufhalten. Das sind meist Anfragen per Email, Skype oder Telefon. Es hält zwar jeder einzelne Vorgang einen nicht lange auf, aber die Masse macht´s. Denn Jeder Anruf bringt einen aus dem Konzept, und es dauert wieder ein paar Minuten, bis man sich konzentrieren kann. Das gilt gerade für Emails, wenn Sie ein Mailprogramm benutzen, dass Sie aufdringlich auf neue Meldungen mit einem Beep, einer Fanfare oder dem bekannten „Sie haben Post“ aufschreckt. Es könnte ja was Wichtiges sein.
8 Tipps zur Reduktion des Email-Traffic!
Lassen Sie nicht sämtliche Emails an sich ran. Reduzieren Sie die eigenen Mails und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Es ist eine Unsitte mehr oder weniger große Verteiler über CC aufzubauen. Vor Allem wenn dann ein reger Antwortverkehr herrscht. Auch Emails mit dem Betreff „Bitte lesen“ sind nicht wirklich zu gebrauchen wenn Sie später die Mail wieder suchen müssen. Nutzen Sie Email-Betreffs als Kurzmitteilung ohne einen Text. Beispiel: „Bin erst um 10:15 im Büro Max (o.T.)“
- Holen Sie die Emails von privaten Accounts nur manuell einmal am Tag ab.
- Benutzen Sie Filterregeln um wiederkehrende Mails auszusortieren und gegebenenfalls als gelesen zu markieren.
- Versenden Sie selbst weniger Emails – Mut zur Lücke. Denn jede Mail kann zurückkommen;-)
- Schicken Sie nur wirklich an CC wenn der Andere nicht ohne diese Info auskommt.
- Antworten Sie nur wenn der Andere auf die Antwort angewiesen ist.
- Fassen Sie im Betreff den Inhalt aussagekräftig zusammen
- Wenn die Mail keinen Text enthält notieren Sie im Betreff o.T (ohne Text)
- Wenn Sie ein paar Fragen haben rufen Sie lieber an, als 10 mal zu mailen.
Eine schöne Formulierung hab ich bei Olaf Nietz´Blog gefunden: „Nicht aus übertriebener Höflichkeit auf jede Mail eine Antwort senden.“
